Архив данной организации (Департамента образования) является структурным подразделением муниципального органа, т.е. муниципальный архив, так как он входит в состав Департамента.
Нормативно-правовую основу архива составляют документы такие как:
- ФЗ от 22.10.04 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.08) «Об архивном деле в РФ» (принят ГД ФС РФ 01.10.04);
- Постановление Правительства РФ от 17.06.04 N 290 (ред. от 15.06.10) «О Федеральном архивном агентстве»;
- Постановление ГД ФС РФ от 22.05.2003 N 4052-III ГД «О проекте ФЗ N 97700196-2 «О внесении изменений в Основы законодательства Российской Федерации «Об АФ РФ и архивах» ;
- Постановление Правительства РФ от 22.07.2003 № 449 «О внесении изменении Положения о Федеральной архивной службе России»
- Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 N 9059) ;
- ФЗ от 22.10.04 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.08) «Об архивном деле в РФ» (принят ГД ФС РФ 01.10.04);
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М. 2010 г.;
- Основные правила работы архивов организации М.2002.;
- Регламент делопроизводства в мэрии г.о. Тольятти (утвержден Постановлением мэра от 25.08.2008 « 2166-1/П «О внесении изменений в постановление мэра от 14.07.2008 № 1726-1/П»);
- Инструкция по делопроизводству в мэрии г.о. Тольятти (утверждена распоряжением мэра от24.09.2007 № 6408-1/р, распоряжением мэра от 08.04.2008 № 1917-1/р).
- Отдел хранения документов временного хранения;
- Отдел хранения документов по личному составу;
- Отдел хранения документов по личному составу учреждений предшественников;
- Отдел хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений, посредственно подчиненных Департаменту образования Тольятти;
- Отдел хранения справочного аппарата (описи, картотеки).
Основными задачами архива являются:
- Комплектование архива документами;
- Обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
- Организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве;
- Подготовка и своевременная передача документов АФ РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;
- Контроль над правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение (совместно с ЭК).
В соответствии с выполняемыми задачами, архив осуществляет следующие функции:
- Принимает не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит, образовавшиеся в деятельности Департамента образования документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;
- Организует совместно с ЭК работу по подготовке описей заверенных делопроизводством документов временного хранения ми по личному составу.
- Составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК Управления государственной архивной службы Самарской области;
- Обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, соблюдение должного порядка и чистоты в хранилище;
- Создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;
- Организует использование хранящихся в архиве документов:
- Информирует руководство т работников организации о составе и содержании документов архива;
- Выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических и других целях;
- Исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, с соблюдением действующих правил выдает архивные справки, копии документов и выписки из них;
- Ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль над своевременным их возвращением в хранилище.
- Проводит ЭЦД, которые хранятся в архиве, своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения, участвует в работе ЭК организации;
- Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив, оказывает методическую помощь службе делопроизводства Департамента образования в составлении номенклатуры дел;
- В установленные сроки передает в государственный архив документальные материалы, подлежащие государственному хранению;
- Ежегодно высылать в Управление по делам архивов мэрии г.о. Тольятти отчет об изменениях в состав и объеме фондов архива Департамента образования, предоставляет паспорт архива организации, который хранит управленческую документацию для централизованного учета документов АФ РФ.
В архив Департамента образования г.о. Тольятти передаются такие документы как:
- Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности Департамента Образования и его структурных подразделений;
- Дела временного хранения срока хранения;
- Документы по личному составу (лицевые счета, тарификационные списки, приказы по личному составу);
- Документы по личному составу учреждений предшественников;
- Документы по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Департаменту образования;
- Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в итоге деятельности Департамента – постоянного срока хранения;
- Дела временного срока хранения – свыше 10 лет;
- Лицевые счета – 5 лет;
- Тарификационные списки- 25 лет;
- Приказы по личному составу – 75 лет.
- Документы по личному составу учреждений предшественников – 75 лет.
- Документы по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Департаменту образования – 75 лет.
Направление использования документов.
источник
Анализ использования архивных документов имеет два основных направления:
изучение интенсивности использования;
изучение эффективности использования.
Данные анализа интенсивности и эффективности использования документов лежат в основе всестороннего маркетинга деятельности архива по оказанию информационных услуг.
Интенсивность использования документов. Удовлетворение потребностей общества в документной информации — основная социальная функция архивов. Анализ закономерностей использования документов лежит в основе планирования всех направлений деятельности архива. Однако особенно важно знать наиболее интенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источников для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата в архиве. Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются:
количество обращений пользователей в архив за год;
количество обращений по целям использования;
категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, должность лица);
к хронологическим группам документов (разных исторических периодов);
по разным темам исследования;
к разным видам исторических источников;
к фондам разных категорий за год;
по формам реализации информации (выписки, копирование, публикации и т.д.).
Все эти абсолютные величины имеют смысл, если возможно построить динамические ряды за несколько лет и даже десятилетий.
Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информационные потребности общества и уровне организации использования документов.
Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы определить категории потребителей информации. Потребителями могут быть как физические, так и юридические лица. Юридические лица (учреждения, организации, предприятия), которые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называются в запросах и обращениях организации в архив. Для физических лиц выявляются профессия, образование, должность, реже, возраст, место жительства. Как показали исследования последних лет, значительная доля исследователей имеет достаточно высокий профессиональный уровень, специальное военное или военно-историческое образование. Вместе с тем велик процент и непрофессиональных исследователей (представители предприятий и лица, занимающиеся по частным заявлениям) — 17 — 28% общего числа исследователей. Из этого следует, что архиву необходимо продумать работу с этой категорией потребителей — издавать дополнительные тематические и фондовые справочники, схемы НСА, проводить консультации.
Следует также обратить особое внимание на новые категории потребителей информации: политические партии, церковь и религиозные организации, фирмы и другие негосударственные структуры. Важно также следить за иностранными учебными, научными и общественными организациями, по заданиям которых ведется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления международных контактов и участия в международных исследовательских проектах.
Анализ числа обращений по темам использования, по хронологии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретроспективной документной информации.
Информационная потребность — это объективная необходимость получения сведений, способных ответить на вопросы, возникающие в деятельности людей или учреждений.
Эффективность использования документов. Под эффективностью использования понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах, например в рублях (сумма экономического эффекта, полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, эффективность использования измеряется в неколичественных показателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резонансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников.
Эффективность использования измеряется как в количественных, так и в качественных показателях.
Количественными показателями являются:
отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилетним периодам, за весь период работы архива). Под использованными делами в данном случае подразумеваются как дела, заказанные исследователями, так и дела, затребованные архивистами, например для исполнения запросов, подготовки выставок, теле- и радиопередач и др.;
отношения количества использованных дел к количеству результативно использованных дел (по годам или другим периодам). Под результативно использованными делами подразумеваются дела, из которых сделаны выписки, копии документов или подготовлены публикации документов, дела, на которые имеются ссылки в научных исследованиях;
отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по инициативному информированию потенциальных потребителей.
К неколичественным показателям относятся оценка качества публикаций документов архива, а также отклик научного сообщества на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на основе документов архива. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам.
Не менее важным показателем является результативность использования — отношение общего числа заказанных дел к числу дел, из которых исследователями сделаны выписки, копии, публикации и т.д.
Вместе с тем об эффективности использования можно судить и по абсолютным величинам — количеству публикаций, подготовленных по документам архива; по фондам; количеству ссылок в научных работах на документы архива; количеству копий, снятых с документов архива. Эти данные даются по годам, по фондам и т.д.
Кроме того, в абсолютных величинах, как правило, измеряют экономическую эффективность использования документов. Экономический эффект измеряется в рублях и подсчитывается потребителем информации, как правило, на основе его собственной методики.
Важным моментом анализа эффективности использования является изучение отказов в предоставлении ретроспективной документной информации. Это могут быть отказы в выдаче заказанных исследователями дел, отрицательные ответы на запросы. Необходимо установить отношение заказанных дел к выданным, а также, самое главное, — причины отказов. Типология этих причин уже выявлена исследователями. К ним относятся:
отсутствие данных документов в архиве в случаях, если запрос является непрофильным для архива или документы выделены к уничтожению;
отсутствие сведений о документах в научно-справочном аппарате или искаженные сведения в научно-справочном аппарате (например, неверный шифр на каталожной карточке);
ошибки фондирования и профилирования (распределения документов по архивам), когда исследователь дезориентирован вследствие того, что в фонде хранятся документы других фондообразователей и др.;
ошибки пользователя, не владеющего методикой архивной эвристики и не знакомого с системой НСА архива;
ограничение доступа к документам. Эта причина действует не только в случае засекречивания документов, но и в случае их плохого физического или санитарного состояния, а также в случае, если документы не описаны и хранятся в россыпи.
На основе анализа выясняются наиболее актуальные причины отказов для данного архива.
Формы учета документов. Результаты анализа использования документов в архиве зависят от точности и аккуратности ведения форм первичного учета.
Существующая система унифицированной документации по архивному делу предусматривает единые формы учета использования РДИ, которые подразделяются на:
Ведение этих форм обязательно как в ведомственном, так и в государственном архиве.
Формы учета использования документов в архивах приведены в табл. 10.
Первичные формы учета использования документов
Обобщающие формы учета использования документов
Итоговые документы по учету использования
1. Журнал учета подготовленных информационных документов
2. Журнал учета культурно-просветительских
и пропагандистских мероприятий (лекций, экскурсий, выставок)
3. Журнал регистрации выданных копий, архивных справок и выписок из документов
4. Журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов
5. Журнал регистрации исследователей и посещений читального зала
6. Книга выдачи дел из хранилища
7. Лист использования дела
8. Личное дело исследователя (письмо организации, анкета исследователя, заказы на выдачу дел и копирование)
1. Карточка учета форм использования документов (выставка, экскурсия, лекция, инициативная информация)
2. Карточка учета тем исследований в читальном зале
3. Журнал регистрации пользователей (исследователей) в читальном зале.
4. Требования на выдачу дел
5. Личное дело пользователя (исследователя) (письмо учреждения или личное заявление
о допуске в читальный зал, анкета пользователя, заказы на выдачу описей и дел, заказы на выдачу описей и дел, заказы
на копирование документов).
6. Картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей (физических или юридических лиц)
7. Журнал письменных обращений граждан, посту- пивших через приемную.
8. Карточка учета изданий архива
9. Лист использования дела
Сводные таблицы: работы архива по формам использования по годам; количества поступивших и исполненных запросов (по годам, периодам); категорий потребителей информации (по годам); тематики исследований (по годам); количества публикаций по видам; количества использованных фондов (по годам) и дел
Аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы (по годам, по архивам и т. д.)
Первичные формы учета использования документов заполняются либо сотрудником отдела использования или читального зала, либо самим исследователем.
В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотрудниками отдела использования ведется картотека или журнал регистрации запросов. Отдельная картотека (журнал) может вестись на запросы физических и юридических лиц; на запросы российских и иностранных пользователей; на социально-правовые запросы (в связи с необходимостью контроля сроков их исполнения); на заявления граждан, передаваемые через приемную, а не по почте. В картотеке указываются фамилия, имя, отчество заявителя (или название учреждения, если это юридическое лицо); дата и регистрационный номер документа; вид запроса (тематический, персональный, социально-правовой, консульский и др.); тематика, исполнитель, контрольная дата; содержание ответа; дата посылки ответа заявителю, номера использованных для ответа фондов и дел, приложения к ответу (копия, архивная выписка, перечень и др.), а также другие сведения. Для удобства заполнения журнала регистрации запросов целесообразно заранее разработать перечень тем запросов (разумеется, примерный) и типологии запросов (виды запросов). Записи в журнал (картотеку) регистрации запросов вносятся в момент получения запроса и после его исполнения. Если по разрешению директора архива срок исполнения запроса был продлен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке).
Из-за множества первичных форм учета пользоваться документами удобнее в читальном зале, где пользователь прежде всего знакомится с журналом регистрации пользователей читального зала, в котором он должен указать дату обращения в архив, свои фамилию, имя и отчество и поставить подпись. После этого он предъявляет сотруднику читального зала письмо-отношение от учреждения или учебного заведения, в котором указана тема исследования, цель занятий и просьба разрешить работать в архиве. Если обращение в архив носит личный характер и письма-отношения нет, пользователя просят написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении темы исследования он должен написать новое заявление. Иностранные исследователи могут быть оформлены или на основании письма зарубежной научной организации, или письма принимающей исследователя российской организации, или письма дипломатического представительства, или личного заявления. После этого исследователя ознакомят с правилами работы в читальном зале государственных архивов и предложат заполнить анкету исследователя. В анкете указывается фамилия исследователя, год рождения, место работы и должность, образование, ученая степень и звание, тема и цель исследования, направление использования, контактные данные. В конце анкеты исследователь должен дать расписку в том, что он обязуется не нарушать правил работы читального зала, ссылаться на все документы архива, используемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования, не публиковать документы без договора с архивом и т.д.
На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, в которое включаются следующие документы:
официальное письмо или заявление с резолюцией директора архива о допуске в читальный зал;
анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с документами, в том числе содержащими конфиденциальную информацию;
требования на выдачу описей и дел;
заказы на копирование документов.
Данные из личного дела пользователя в конце года для удобства учета использования обобщаются и формализуются в специальной форме — карточке учета пользователей и тем исследований. В карточку вносятся тема исследования, фамилия, имя и отчество пользователя, номер личного дела, его должность, ученая степень, звание, учреждение, которым командирован пользователь, время занятий, цель занятий, цель использования, номера всех использованных фондов и дел.
Как было сказано выше, для получения дел необходимо заполнить требование на выдачу дел. Требование является не только документом, в котором фиксируются итоги вашей работы по эвристике (номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер микрофильма, если он указан в описи, заголовок и крайние даты требуемых дел) и ставится виза, разрешающая выдачу дел, но также указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Требование также является формой учета использования документов, поэтому необходимо внимательно отнестись к заполнению первой части требования, в которой должны быть указаны фамилия пользователя, тема, цель использования и форма реализации информации. Последние две группы сведений в современных требованиях уже перечислены, их следует только подчеркнуть.
При получении дела пользователь знакомится с листом использования дела, в заголовке которого приведено название дела и его архивный шифр. Лист использования дела является ценным историографическим источником, в котором указаны статьи, монографии и труды видных деятелей науки, которые также занимались исследованием этой темы. Если лист использования чист, значит пользователь является первым, кто приступил к исследованию данной темы.
Заполнять лист использования лучше, когда работа с делом уже закончена. В некоторых архивах дела не сдаются в хранилище, пока пользователь не заполнил лист использования каждого дела. В нем должны быть указаны дата использования, фамилия пользователя, характер использования (копирование, выписки, просмотр) и, хотя бы приблизительно, номера использованных листов.
Работа по копированию документов учитывается в специальном журнале учета выдачи копий.
Издательская деятельность архива учитывается с помощью карточки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируются название издания, его тип и вид, названия учреждений, участвующих в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Карточка ведется в издательском отделе.
Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию регистрируется с помощью карточки учета форм использования документов. В карточке, составляемой на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лекцию, инициативное письмо и т.д.), указываются форма и цель использования, тема, место проведения мероприятия, дата, количество посетителей, время звучания (для телепередач и т.д.), степень участия архива, вид подготовленного информационного документа, а также шифры использованных при подготовке мероприятий фондов и дел.
Наконец, по желанию архивиста могут вестись специальный журнал учета подготовленных информационных документов, журнал учета культурно-просветительских мероприятий, журнал регистрации выдачи архивных справок, выписок и копий.
По окончании года сведения первичных учетных форм суммируются и анализируются. Для этого составляются обобщающие формы учета использования документов. В государственном архиве, где ведется большая работа по всем направлениям и формам использования, для всестороннего анализа этой работы рекомендуется создание специального отдела научной информации и использования, в который по окончании года должны стекаться все первичные документы по учету использования (из читального зала, отдела публикации и других структурных подразделений), кроме листов использования дел, которые подшиты в дело и находятся в хранилище. Но эта работа может проводиться и в отделе использования.
На данном этапе составляются сводные статистические таблицы. Следует отметить, что форма и состав данных этих таблиц в отличие от первичных форм учета использования нормативно нигде не закреплены, поэтому архиву следует самостоятельно решить, по каким направлениям использования документов важнее всего проанализировать данные. Чем больше этих направлений, тем большая предстоит работа. Каждый архив разрабатывает свою методику, однако на основе изучения опыта нескольких архивов можно дать несколько рекомендаций:
следует наиболее исчерпывающе и полно разработать состав показателей каждой сводной таблицы и не изменять ее формуляра, по крайней мере, в течение ряда лет. В противном случае работа по составлению итоговых и сводных документов за несколько лет будет осложнена: придется сводить воедино противоречивые показатели;
все сведения по каждому показателю сводных таблиц лучше суммировать за год (например, количество выставок за год, количество выданных дел за год и т.д.), хотя существует ряд показателей, по которым интересно просчитать динамику в течение года (например, сезонные колебания числа посетителей читального зала). Вместе с тем, для того чтобы представить сколько-нибудь достоверную картину использования РДИ в архиве, следует привести сводные данные за 5 —10 лет, иначе вся трудоемкая статистическая работа окажется напрасной; для надежности можно использовать временные графики;
поскольку полноценный анализ использования документов в архиве — невероятно трудоемкая работа, необходимо приобрести компьютер и освоить статистические программы — электронные таблицы.
Приведем возможные сводные показатели по использованию документов, составленных в разных архивах: по данным Российского государственного архива экономики (табл. 11) и по данным Российского государственного военного архива (табл. 12).
Динамика поступления тематических запросов (за 30 лет) (1961-1990)
Количество поступивших запросов в год Количество запросов по темам Изучение истории войсковых частей, соединений, учреждений и военных предприятий
Изучение истории населенных пунктов, районов и областей
Создание и пополнение фондов и экспозиций, фондовая работа
Запросы по вопросам реабилитации советских военных, партийных и государственных деятелей Увековечивание памяти погибших воинов
Основные статистические данные по использованию документов исследователями в читальном зале (за 5 лет)
Общее количество выданных единиц хранения
Средняя выдача дел на одного человека в год
Количество обращений по целям исследования (за 5 лет)
Число обращений за год; число взятых исследователями дел за год; число активно использованных дел за год (из которых сделаны выписки, копии); число не выданных дел за год
Органы управления, НИИ, учебные заведения, хозяйственные органы, учреждения армии, архивы, музеи, библиотеки
источник
Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях за пределами предприятия. Место архива в организационной структуре организации. Должностные инструкции работников архива, условия труда, организация рабочих мест.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ТОМСКИЙ ЭКОНОМИКО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ»
Кафедра Управления и права
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
по МДК 02.02. Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций
ПМ 02. Организация архивной и информационно-справочной работы по документам организации
Выполнил: Студент группы 1521с Корбут Э.В.
Проверил: Преподаватель ТЭПК Ковалева Н.А.
1. Организация работы архива организации
1.1 Общие вопросы организации работы архива организации
Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия — предшественника.
Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.
Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия:
· центральные архивы федеральных органов власти;
· центральные отраслевые архивы;
Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут временно храниться за пределами предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения. Для временного хранения документов состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.
Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях за пределами предприятия.
Вид дел условия их приема на временное хранение.
Центральный архив федерального округа государственной власти
1. Документы аппарата управления органа государственной власти.
2. Документы организаций непосредственного подчинения.
3. Документы других организаций, включенных в список источников комплектования данного архива.
Центральный отраслевой архив
Документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения.
Документы нескольких организаций, связанных системой соподчиненности или видом деятельности.
1.2 Место архива в организационной структуре организации, ее особенности
Архив предприятия может функционировать на правах:
· Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения.
· Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.
Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:
— отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;
— отдел хранения научно-технической документации;
— отдел хранения документации на электронных носителях;
— отдел организационно-методического обеспечения;
К числу основных задач независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:
· комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;
· учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;
· создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;
· подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.
При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.
1.3 Управление направления работы архива организации
Управление повседневной деятельностью архива предприятия предполагает оперативное информирование его работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.
К организационно-распорядительным документам относятся положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива.
1.4 Основные направления работы архива организации
К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия привлекаются начальники структурных подразделений, а руководит ею заведующий архивом.
Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.
Разработка проекта плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива.
Проект плана обсуждается руководством архива предприятия, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия.
Прием-передача дел архива организации производятся при смене руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия.
При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется актом. Одновременно производится прием-передача справочного аппарата к ним, а также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия.
Порядок приема-передачи дел состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации предприятия определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа.
1.5 Организация ее род деятельности, время организации, форма собственности, численность работников, задачи
Полиция в РФ — система государственных органов исполнительной власти, призванных защищать жизнь, здоровье, права и свободы граждан, собственность, интересы общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств. Полиция входит в систему Министерства внутренних дел РФ.
Задачами полиции являются: обеспечение безопасности и личности; предупреждение и пересечение преступлений и административных правонарушений; выявление и раскрытие преступлений; охрана общественного порядка и обеспечение общественной безопасности; защита частной, государственной, муниципальной и иных форм собственности; оказание помощи физическим и юридическим лицам в защите их прав и законных интересов.
· предотвращать и пересекать преступления и административные правонарушения;
· оказывать помощь гражданам, пострадавшим от преступлений, административных правонарушений и несчастных случаев;
· принимать и регистрировать заявления, сообщения и иную поступающую информацию о преступлениях, административных правонарушениях и событиях, угрожающих личной или общественной безопасности, своевременно принимать меры, предусмотренные законодательством;
· выявлять и раскрывать преступления;
· возбуждать уголовные дела, производить дознание и осуществлять неотложные следственные действия;
· обеспечивать правопорядок на улицах, площадях, в парках, на транспортных магистралях, вокзалах, в аэропортах и других общественных местах.
1.6 Структура организации, функции структурных подразделений организации
Полиция в РФ подразделяется на криминальную полицию и милицию общественной безопасности (ПОБ).
Основными задачами криминальной милиции являются выявление, предупреждение, пересечение и раскрытие преступлений, по делам о которых производство предварительного следствия обязательно, организация и осуществление розыска лиц, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда. Криминальная полиция оказывает содействие МОБ в исполнении возложенных на нее обязанностей. Криминальная милиция является органом дознания.
Основными задачами ПОБ являются обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана собственности, общественного порядка, розыск отдельных категорий лиц, установление места нахождения которых отнесено к компетенции полиции общественной безопасности.
ПОБ оказывает содействие криминальной милиции в исполнении возложенных на нее обязанностей. ПОБ является органом дознания.
1.1 Отел уголовного розыска
2 ПОЛИЦИЯ ОБЩЕСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ:
2.1 отдельный батальон патрульно-постовой службы
2.2 отделение по борьбе с преступлениями на потребительском рынке
2.4 отдел участковых уполномоченных полиции
2.5 отделение по делам несовершеннолетних
2.6 отделение охраны общественного порядка
2.7 группа по исполнению административного законодательства
2.8 отделение государственной инспекции по безопасности дорожного движения
5 ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО ТЫЛОВОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
5. 1 отделение охраны обеспечения и обслуживания (ООО и О)
5.4 группа делопроизводства и режима
6 СЛЕДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ при ОВД по Кировскому району
1.7 Положение об архиве организации
Положение об архиве организации разрабатывается на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В положении определяются задачи и функции архива, его права и ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем документов. Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Росархива, после чего утверждается руководителем предприятия.
Положения о структурных подразделениях архива предприятия разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В положении о подразделении архива предприятия определяются задачи и функции подразделения, его права и ответственность, организация деятельности. После согласования с заинтересованными сторонами положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.
Открытое Акционерное Общество УТВЕРЖДАЮ
ПОЛОЖЕНИЕ «10» января 2000г.
1.8 Организация работы архива организации, его краткая характеристика
Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.
Положение о архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.
Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.
Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.
На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.
Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.
Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.
Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.
1.9 Должностные инструкции работников архива, условия труда, организация рабочих мест, использование работниками архива офисной и вычислительной техники в работе с документами
архив хранение организационный инструкция
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы). Рассмотрим подробнее общее положение для главного специалиста:
· главный специалист относится к категориям муниципальных служащих администрации;
· главный специалист отдела подчиняется непосредственно заведующему отделом;
К должности главного специалиста предъявляются следующие квалификационные требования:
· образование — высшее профессиональное;
· минимальный стаж работы на данных должностях не менее 1 года или
· стаж по специальности не менее 2-х лет.
Главный специалист отдела обязан знать:
· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
· правила пользования на компьютерной, вычислительной, множитель
2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. Перечислю функции главного специалиста, которые, на мой взгляд самые важные:
· учёт, создание и усовершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам отдела;
· комплектование отдела документами;
· обеспечение сохранности документов архивного фонда города, хранящихся в отделе;
· работа с организациями-источниками комплектования.
3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: руководит, подготавливает, утверждает, рассматривает, выполняет.
Рассмотрим, что обязан делать главный специалист:
· поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения
· своих должностных обязанностей;
· вести делопроизводство в отделе;
· готовить описи дел, исторические справки, предисловия организаций-источников комплектования для утверждения на ЭПК архивного управления Кемеровской области;
· соблюдать установленные в администрации города правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;
· соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой;
· работать с организациями-источниками комплектования;
· составлять еженедельный, ежемесячный отчёт о проделанной работе отдела;
· заполнять книги: «Список фондов», «Список описей», «Учёт поступления и выбытия документов», «Реестр описей», «Список фондов, содержащих особо ценные документы»;
· оформлять «Описи», «Дела фондов», «Наблюдательные дела»;
· составлять годовую отчётную документацию о работе отдела.
4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей. Ниже приведены права главного специалиста:
· принимать решения в пределах своей компетенции;
· вносить предложения по улучшению деятельности отдела;
запрашивать необходимую информацию от других организаций, муниципальных служб, необходимых для выполнения функциональных обязанностей;
· повышать свою квалификацию;
· проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования отдела.
Важным фактором обеспечения качественной работы специалиста являются санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим нормам относятся: освещение, устранение шумов, окраска рабочего кабинета.
Режим работы архива должен предусматривать чередование периодов труда и отдыха. Например, время работы за компьютером 45 минут, время отдыха -15 минут. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации.
Большое значение имеет организация рабочих мест сотрудников. Расчёт площади на одного сотрудника, работающего за компьютером, ведётся от нормы 6 м2 на человека. Помещение время от времени проветривается.
Правильное освещение рабочих мест также играет свою роль. Свет падает спереди и слева. Имеется искусственное (светильники расположены на потолке) освещение.
1.10 Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве
Подготовка и порядок передачи документов в ведомственный архив.
В ведомственный архив сдаются дела, оконченный производством, на срок хранения более 10 лет, а так же дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи составляемой в структурном подразделении.
В процессе передачи дел необходимо проверить:
· правильность формирования и оформления дел;
· соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.
Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принцип формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.
Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны в структурном подразделении проходить полное оформление. Полное оформление — это когда каждое дело переплетено и подшито, листы пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т. е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а так же другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов, на которых находится документ.
Подготовка и порядок передачи документов в государственный архив.
Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, а так же по актам приема-передачи.
Передача документов из учреждения в государственный архив, осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет, в зависимости от объема документов. Основным документом на основании которого производится прием документов является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указываются учреждение, передающие документы, и архив, в который они поступают, причина передачи, количество документов. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.
Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи. Один — ведомственному архиву, на трех остальных делается отметка о передачи документов.
Работник архива часто пользуется некоторыми методами:
· беседует с фондообразователями о важности сохранения документов;
· выявление источников комплектования;
· сбор документов отражающих общественное мнение;
· сбор вспомогательной информации;
· запись устных воспоминаний.
Учет документов в архиве организации — это определение количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному классу и общего их количества в учетных документах.
По учетным документам понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, так же страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.
Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся а архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции описи, единицы хранения.
Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.
Единица хранения — физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку или папку.
Основными единицами учета документов независимо от носителя, способа и техники закрепления информации являются:
· архивный фонд, архивная коллекция;
Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.
Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Система учетных документов архива — комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда РФ.
Основными учетными документами в архиве организации являются:
· книга учета поступления выбытия документов;
· опись особо ценных документов;
· книга поступления и выбытия страхового фонда пользования;
1.11 Обеспечение сохранности документов архива: режим хранения, световой режим, температурно-влажный режим, охранный режим, оборудование, топография, архивохранилище
Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением, физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда пользования, восстановление первоначальных или близкий к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществятся:
· Комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов(здание и помещение хранилищ, средства охраны, средства климатического контроля и т.д.);
· Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, охранный режим и т.д.).
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передачи документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным
Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробах, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.
Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускаются применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектора типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Уровень освещенности в диапазоне видимого сектора не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола — 20-50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс).
В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов — температура 17-19?С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов — черно-белых (15?С и 40-55%) и цветных (2-5?С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — 15-20?С и 50-65%.
Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При дополнительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулятора измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализацией, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. Не доступные извне окна устанавливают запираемые металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т. п.).
Архивы размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов здания или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.
При отсутствии специального помещения для архива организацией выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производятся в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.
Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.
Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а так же помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивными и пожароопасными веществами или применяющими опасные и химические технологии.
К помещениям основного назначения архива относятся:
1. хранилища для хранения документов;
2. помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
3. помещения для пользования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
4. рабочие комнаты сотрудников архива.
Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
Хранилища размещаются в изолированных помещениях.
Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированны от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 — 3-х кратный воздухообмен в час.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытной, штепсельные розетки — герметичны, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.
Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
1.13 Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия
Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.
Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:
· положение о структурном подразделении архива;
· структура и штатное расписание архива;
· смета расходов архива на год;
· должностные инструкции сотрудников.
· инструкция о службе документационного обеспечения управления;
· должностные инструкции сотрудников.
Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
· план работы архива на год;
· план научно-исследовательской работы архива на год;
· план научно-издательской работы архива на год;
· план работы структурного подразделения архива на год;
· индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;
· отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;
· отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;
· отчет о выполнении плана работы сотрудника;
· табель учета рабочего времени работников архива.
· план работы архива на год;
· планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;
· планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;
· отчет о выполнении годового плана;
· дневник учета труда работников архива;
· табель учета рабочего времени работника архива.
1.14 План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия
Планирование — деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.
Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.
Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет.
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.
Самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования.
Учет документов в архиве организации — это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.
Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
1.15 Порядок выдачи дел из архива. Порядок проведения проверки наличия и состояния дел архива
Дела выдаются из архива для использования:
· сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);
· другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);
· для проведения архивных работ с документами(на срок 1 месяц);
· для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).
Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Перед передачей проверяют соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрами и заголовками дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту — заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место. Состояние дел возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в архиве.
Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.
Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) — не реже, чем 1 раз в 10 лет.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве:
· после перемещения дел в другое помещение;
· после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
· при смене руководства архива или лица, ответственного за архив;
· при реорганизации или ликвидации организации.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
Проверку наличия дел проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.
При проверке наличия дел сверяют:
— название фондообразователя и его структурного подразделения;
Путем визуального просмотра определяют физическое состояние дел — наличие плесени, механических повреждений.
Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища.
При проверке наличия дел следует:
1. соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;
2. возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;
3. составлять картотеку необнаруженных дел;
4. изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;
5. изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями.
Проверку наличия и состояния дел проводят штатные сотрудники архива или специально назначенные комиссии. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда.
В конце каждой описи после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда.
Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.
Документы, подтверждающие отсутствие дел:
· акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
· акты о выделении документов и дел к уничтожению;
· акты о неисправимых повреждениях дел;
· акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения.
2. Индивидуальная часть. Тема: «Обзоры архивных документов»
2.1 Понятие обзора архивных документов
Обзор архивных документов — тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.
Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.
Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях. Место архива в организационной структуре предприятии, основные направления его деятельности. Должностные инструкции работников архива, правила организации рабочих мест.
курсовая работа [54,3 K], добавлен 30.12.2009
Организация труда работников торговли. Разделение труда, требования к персоналу. Организация рабочих мест. Анализ рыночных возможностей предприятия. Показатели финансово–хозяйственной деятельности магазина ООО «Чикаго». Должностные инструкции персонала.
курсовая работа [139,2 K], добавлен 07.05.2016
Понятие и внутренняя структура электронного архива, основные этапы подготовки его организации, требования. Проблемы обеспечения сохранности и безопасности документов. Проблемы выбора технической реализации электронного архива на примере системы ЭТЛАС.
курсовая работа [833,0 K], добавлен 14.11.2013
История создания, структура и направления деятельности ГКУСО «ГАНТСДСО». Справочно-информационный фонд, информационное обслуживание посетителей архива в читальном зале. Выполнение запросов граждан и организаций по представлению архивных документов.
дипломная работа [268,0 K], добавлен 02.10.2013
Теоретические аспекты эргономики, ее место в научной организации труда. Понятие рабочего места, требования к его организации. Краткая характеристика ОАО «Лукойл». Проблемы и пути совершенствования организации рабочих мест офисных работников в организации.
курсовая работа [326,1 K], добавлен 03.01.2016
Законы развития и принципы организации труда. Основополагающие элементы организации труда. Организация рабочего мест. Особенности управления и организации труда в образовательных учреждениях на примере детской музыкальной школы (ДМШ) г. Салавата.
дипломная работа [82,2 K], добавлен 04.10.2010
Сущность, принципы и основные факторы организации труда на предприятиях. Разделение труда, организация рабочих мест. Условия труда и факторы их формирования. Диагностика и пути улучшения организации труда на примере компании «Samsung Electronics».
презентация [2,8 M], добавлен 04.05.2014
Сущность организации рабочих мест, ее элементы и их характеристика. Планировка рабочих мест, их специализация, оснащение, обслуживание. Условия труда на рабочем месте. Рабочее место мастера цеха переработки молока «Экспериментальной базы «Криничная».
курсовая работа [48,1 K], добавлен 23.04.2008
Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.
контрольная работа [34,4 K], добавлен 29.03.2012
Теоретические основы организации рабочих мест. Сущность организации рабочих мест, ее элементы и их характеристика. Анализ и оценка организации рабочих мест на предприятии. Виды рабочих мест и их специализация.
курсовая работа [113,5 K], добавлен 01.06.2007
Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.
источник